Emissão de NFS-e pelo WhatsApp para escritórios de contabilidade
O seu cliente pede a nota por mensagem e a recebe em segundos, sem passar por ninguém do escritório. Você continua decidindo alíquota, código de serviço e retenção — e vê todas as empresas da carteira no mesmo painel.
AzulHub · Caratinga — MG
O pedido de nota deixa de passar pelo escritório
O pedido de nota fiscal chega fora de hora, por qualquer canal, e quase nunca completo: um áudio no sábado, uma mensagem com o nome do cliente e o valor, um “a mesma de sempre”. Alguém do escritório lê, abre o sistema da prefeitura, preenche, emite, salva o PDF e manda de volta. São poucos minutos por nota — e é a interrupção, não o tempo, que custa.
Com a emissão pelo WhatsApp, esse caminho sai do escritório: o cliente escreve o pedido em português comum, a inteligência artificial completa com o que já está cadastrado, mostra a nota montada e espera a confirmação. Quem confirma é ele. O PDF e o XML voltam na mesma conversa.
O que o escritório mantém é o que importa manter: a parte fiscal é configurada uma vez, por empresa, e é ela que manda em toda nota emitida. A inteligência artificial lê o pedido — ela não escolhe alíquota, código de serviço nem retenção.
Todas as empresas da carteira no mesmo lugar
Um login do escritório, com cada empresa no plano que o volume dela pedir. Não existe tela de cliente separada para você abrir uma a uma.
As notas de todas as empresas
A lista mostra o que foi emitido, o que está na fila e o que foi rejeitado, com o motivo escrito. Dá para filtrar por empresa, período e situação.
A parte fiscal por empresa
Inscrição municipal, serviço prestado, alíquota do ISS e as retenções ficam cadastradas em cada empresa. O cliente não escolhe nada disso no WhatsApp.
Um certificado por empresa
Cada empresa sobe o A1 dela pela tela do sistema, e ele é cifrado antes de ser gravado. Um certificado nunca assina a nota de outra empresa.
A cobrança por empresa que emite
Cada CNPJ tem a assinatura dele, com a franquia dele. Uma empresa que emite 8 notas no mês não paga pelo plano da que emite 200.
Não há plano de contador: o preço é por empresa que emite
Você paga por empresa que emite, cada uma no plano que o volume dela pedir, e todas aparecem no mesmo painel. Não há taxa de escritório, não há mínimo de empresas e não há plano de revenda com desconto por volume.
A conta de um escritório com cinco empresas emitindo, por exemplo: três no Essencial e duas no Profissional dão 3 × R$ 59,90 + 2 × R$ 89,90 = R$ 359,50 por mês. Se uma delas crescer, troca-se o plano dela, e só o dela.
A franquia é de notas por mês e por empresa; passando dela, a nota adicional é cobrada pelo valor do plano daquela empresa, em vez de a emissão ser barrada. Os valores de cada plano e de cada nota adicional estão na página principal.
Como cadastrar a carteira
O caminho é o mesmo para a primeira empresa e para a trigésima. Comece por uma, de preferência uma que emita pouco e que você conheça bem.
Cadastre a empresa
Razão social, CNPJ e município, no módulo Fiscal. É ela que vai emitir as notas. Empresa de município que o sistema não atende é barrada aqui, com o motivo escrito — antes de qualquer número de nota ser gasto.
Ligue a emissão de NFS-e
A inscrição municipal, o serviço que a empresa presta e a alíquota do ISS. É o que a nota vai dizer, e é a parte que só o escritório sabe responder.
Suba o certificado digital A1 da empresa
Pela tela do sistema, direto do arquivo. É ele que assina a nota na prefeitura. Peça ao cliente que o envie por ali, nunca por WhatsApp nem por e-mail.
Diga ao cliente para pedir a primeira nota
Ele escreve o pedido no WhatsApp do jeito que falaria. Vale fazer a primeira junto com ele, por telefone: é um pedido e uma confirmação, e depois disso ele não precisa mais de você para emitir.
O certificado A1 do seu cliente
É a pergunta que todo escritório faz, e com razão: quem tem o arquivo e a senha do A1 assina no nome da empresa. O caminho dele aqui está escrito, e não é propaganda — é o que o programa faz.
- O arquivo e a senha são cifrados no servidor (AES-256-GCM) antes de serem gravados. A chave não fica no banco de dados: uma cópia do banco, sozinha, não abre o certificado.
- Se a chave da cifra não estiver no lugar, o sistema RECUSA guardar e diz o que falta — em vez de gravar o arquivo aberto. Não existe o caso “ficou legível por engano”.
- Ele não volta para a tela, nem para você nem para o cliente. Depois de enviado, o que aparece é o titular, o CNPJ e a data de validade.
- Ele é aberto no momento de assinar a NFS-e daquela empresa e falar com a prefeitura, e serve para isso e nada mais. Você troca ou apaga o certificado quando quiser, na mesma tela em que o enviou.
- Cada empresa tem o certificado dela. Um A1 não assina a nota de outro CNPJ da carteira.
E o que isso NÃO quer dizer
Que ninguém mais no mundo teria como chegar lá. Quem opera um serviço em nuvem tem acesso aos dados que o serviço usa — aqui é assim como em qualquer outro, e quem lhe prometer o contrário está vendendo. O que a cifra resolve é o caso que acontece de verdade: backup, cópia de banco e dump não abrem o certificado, porque a chave não está dentro deles. E o conselho que vale para qualquer sistema, inclusive este: nunca aceite um certificado digital por WhatsApp, e-mail ou grupo — nem de cliente, nem para nós. Ele sobe pela tela, direto, e é a única forma que não deixa uma cópia do arquivo na conversa de alguém.
Perguntas de quem tem escritório
Preciso migrar a carteira inteira de uma vez?
Quem responde pela nota emitida: o escritório ou o cliente?
O cliente pode emitir nota errada sem o escritório ver?
Funciona na prefeitura das cidades onde eu atendo?
E se eu quiser continuar emitindo algumas notas eu mesmo?
O meu cliente precisa instalar alguma coisa?
Teste com uma empresa da sua carteira
Escolha uma empresa que emita pouco, cadastre e peça uma nota pelo WhatsApp. Em quinze minutos você sabe se isso serve para o seu escritório — e não precisa mover mais ninguém até ter certeza.